In Persona Nowoczesne zarządzanie

Błędy w zarządzaniu

Błędy w organizacjach były i będą, nie to jest najgorsze dla nich. Gorsze od tego, że się pojawiają jest tolerowanie ich obecności w zachowaniach kadry menedżerskiej. Muszą powstawać - bo zwyczajnie świat powiązany tak wieloma zależnościami, że nie da się ustawić nawet w najlepiej zarządzanych firmach procesów w taki sposób, by całkowicie wyeliminować problemy. Aby ich obecność w jak najmniejszym stopniu zakłócała pracę i niepotrzebnie absorbowała pracowników warto usprawniać systemy wczesnego wykrywania problemów, które niezdiagnozowane wystarczająco wcześnie mogą doprowadzić do zachwiania pozycji rynkowej czy nawet upadku firmy.

Nie ma "bezbłędnych" organizacji - na szczęście!

Błedy w organizacji

Świat organizacji jest światem ludzi, walczących przecież od zawsze z chaosem i rozpadem, nie tylko w miejscach, gdzie przychodzi im pracować. Walka o strukturę i porządek bywa trudna - bo ilość informacji jaka do nas dociera powoduje, że dziś nadanie i utrzymanie struktury, uporządkowanie bardzo wielu procesów w organizacji jest trudniejsze niż jeszcze kilkanaście lat temu. Te tendencje będą się jeszcze pogłębiać - warto zatem dbać o to, byśmy byli bardziej przygotowani na to, by chaosowi i entropii powodującymi błędy, stawić czoła.

...błędy, o ile są identyfikowane i rozwiązywane przez organizację są nieuniknionym faktem poruszania się w świecie wielu zmiennych i zależności; nimi nie należy się zbytnio martwić, o ile są dostrzegane i eliminowane; najgorsze dla organizacji jest tolerowanie błedów, które po jakimś czasie stają się elementem kultury organizacyjnej...

Patrząc od drugiej strony, czy można sobie wyobrazić organizację potrafiącą wygenerować taką matrycę procesów, że większość zdarzeń byłaby w nich opisana i wykonywalna - to czy byłaby to jeszcze "ludzka organizacja?", czy dałoby się w niej pracować? Organizacje produkcyjne, wdrażając systemy zarządzania jakością dążą w te stronę, ale i tam okazuje się ci jakiś czas, że nie da się przewidzieć i skodyfikować wszystkich działań.

Brak lidera, brak metod kontroli lub osoby, która łączy w swych uprawnieniach odpowiedzialność za decyzje, z utrzymywaniem kursu wyznaczonego strategią i obserwującego zasoby/koszty/wyniki sprzedaży - czy to nie jest marzenie wielu pracowników, którzy myślą mniej więcej tak: "Przecież od tak dawna to robimy, co robimy, więc nie potrzebujemy żadnej kontroli, będziemy działać w dotychczasowy sposób, co więcej - lepiej poukładamy sobie na swoim poziomie wszystkie sprawy, nie musimy mieć tak ścisłego nadzoru jak do tej pory." I do momentu, gdy sprawy idą w sposób przewidywalny i powtarzalny - nie ma problemu. Jedna, gdy pojawi się coś co rutynę zburzy - to wszyscy, którzy nie mogą działać czekają na decyzje i odpowiedź na pytani "I co dalej?". momenty kryzysu pokazują, że bez lidera nie ma możliwości utrzymania ciągłości procesu. Lider oprócz decyzji da też siłę i poczucie bezpieczeństwa.

Firmy, które nadmiernie eksponują rolę twardych wskaźników, zaniedbując jednocześnie tworzenie silnych i zdolnych do współpracy zespołów, ze stojącymi na ich czele i posiadającymi autorytet liderami, albo godzą się na dużą rotację, albo po prostu nie zdają sobie sprawy z ponoszonych strat. Zastanawia mnie często beztroska w dbaniu o najcenniejsze zasoby, jakimi mogą dysponować Zarządy firm - własnych pracowników. Często towarzyszy tej postawie zdziwienie, że ludzie nie chcą pracować, że rotacja sięga 15-20% w skali kwartału. Korzystanie z pomocy niezależnych doradców, którzy zaglądając do wnętrza organizacji wypunktują silne i słabe strony pozwala na podejmowanie decyzji o potrzebnych zmianach.

Najczęstsze błędy popełniane przez menedżerów:

  • brak czasu na konsultacje i spotkania z podwładnymi;
  • lęk przed swoimi przełożonymi i blokowanie komunikacji o problemach i trudnościach w swoim zespole oraz na temat tego, co dzieje się w organizacji;
  • brak elastyczności w stosowanych stylach zarządzania - preferowanie stylu autokratycznego;
  • nadmierna chęć kontroli i zbędne ingerowanie w działania kompetentnych podwładnych, którzy nie potrzebują kontroli w tak dużym stopniu;
  • brak wsparcia ze strony przełożonych dla nowych pracowników; przekonanie, że powinni sobie radzić sami;
  • brak wiedzy o tym, co motywuje podwładnych i brak chęci do negocjowania tych potrzeb z organizacją (jeśli zostaną ujawnione);
  • delegowanie zbyt dużej liczby zadań ze zbyt krótkimi terminami wykonania, niezwracanie uwagi na opinie i uwagi pracowników;
  • przewaga kar i reprymend w stosunku do udzielanych pochwał - generowanie "głodu chwalenia";
  • obawa przed utratą władzy przy zwiększeniu decyzyjności i uprawnień podwładnych;
  • niewyciąganie wniosków z powstających konfliktów - pracownicy nie widzą realizowania ustaleń ze spotkań;
  • złe prowadzenie spotkań - spotkania zbyt długie, bez agendy, bez zbierania wniosków i ich wdrażania;
  • rozmycie odpowiedzialności - wojny między działami, brak myślenia kategoriami "MY" i brak wystarczającej identyfikacji z firmą;
  • brak umiejętności w przyznawaniu się do błędów w zarządzaniu, strategii - granie roli nieomylnych, reagowanie silnymi emocjami na krytykę, niedopuszczanie do niej, zwłaszcza ze strony pracowników podległych menedżerom;
  • nadmierne podkreślanie pozycji przy wykorzystaniu środków materialnych - samochody służbowe, sprzęt elektroniczny, wyposażenie gabinetów, inne profity związane z zajmowanym stanowiskiem.

Jednak nie tylko kadra menedżerska popełnia zarządzając pracownikami błędy; ci ostatni również dołączają się do swych przełożonych w generowaniu chaosu i obniżeniu efektywności działań swych komórek i całej organizacji

Najczęstsze błędy popełniane przez pracowników:

  • brak wiary, że można i powinno się wpływać na życie organizacji;
  • partykularne myślenie w kategoriach swego stanowiska - brak odpowiedzialności za całość biznesu;
  • nadmierna roszczeniowość w stosunku do możliwości ekonomicznych firmy;
  • niechęć do zmian;
  • lęk przed komunikacją problemów przełożonym;
  • bycie w opozycji strukturalnej - wszyscy wyżej są wrogami;
  • niechęć przed zdobywaniem nowych kompetencji;
  • oczekiwanie gotowych rozwiązań podanych przez organizację;
  • niechęć do poświęceń i działania na rzecz firmy;
  • brak gospodarności w korzystaniu z mienia służbowego - traktowanie dobra wspólnego jak własnego;
  • poświęcenie służbowego czasu na załatwianie spraw prywatnych;
  • niekorzystanie z informacji o popełnionych błędach - powielanie tych samych niekorzystnych działań;
  • niezgłaszanie luk w procedurach lub ostentacyjne ich łamanie;
  • brak należytej dbałości w przestrzeganiu procedur bezpieczeństwa.

Jeśli zawodowo zajmujesz się zarządzaniem, lub wspierasz własną firmę w tym zakresie, odpowiedz sobie na pytanie, które z powyższych zachowań występują w Twojej organizacji? To pierwszy krok, by pójść dalej i zająć się planowaniem zmian.