In Persona Nowoczesne zarządzanie

Doradztwo jest taką dziedziną, gdzie warto tworzyć długotrwałe relacje i je pielęgnować. Jeśli trzeba korzystać ze spojrzenia kogoś z zewnątrz organizacji to o wiele lepiej dzieje się, gdy to osoba znająca organizację, ale niezależna od niej
link Więcej

Udany Assessment Center

Assessment Center

Udział w Assessment Center nie jest przyjemny - taka panuje opinia, i trudno się z nią nie zgodzić. Dla uczestników udział w sesji jest wyzwaniem. Stres spowodowany tym, że jest się ocenianym, rywalizacja, ciągłe zastanawianie się jak wypaść, co zrobić, by wynik oceny był najlepszy? Tak jest. I wielu krytyków badań z zastosowaniem ośrodków oceny podnosi argumenty przeciw skuteczności tej metody, koncentrując się na tym, że środowisko pracy różni się znacząco od ćwiczeń, zadań i w dodatku jest lepiej znane, powodując mniejsze zakłócenia w tle.

Czy zatem w ogóle warto stosować badania przy użyciu ośrodka oceny? Pytanie retoryczne, bo mimo wielu zarzutów, które przecież są doskonale znane ekspertom zajmujących się przygotowaniem badania, to nie ma na razie alternatywnej metody pozwalającej na większą obiektywność i standaryzację oceny uzyskanych wyników, przy krótkim czasie badania - w porównaniu np. z obserwacją zachowań w naturalnym środowisku pracy. Nikt z zajmujących się badaniem przy użyciu ośrodka oceny nie kryje ani kosztów psychologicznych, jakie muszą ponieść uczestnicy oraz tego, że badanie ma maksymalnie zbliżać na poziomie zadań do oddania warunków pracy, by zobaczyć dokładnie te kompetencje przejawiające się w zachowaniach badanych, które mają zostać zbadane. Jeśli już firma angażuje spore środki oraz wystawia na ciężką próbę swych pracowników warto zastanowić się, jakie działania po stronie firmy przygotowującej Assessment Center będą zwiększały jego efektywność.

Dobrze przygotowany ośrodek oceny może przynieść korzyści, jeśli tylko spełnionych będzie kilka warunków - po stronie zamawiającego, po stronie firmy dostarczającej usługę oraz gdy zespół prowadzący badanie sprosta wyzwaniom i trudnościom samego badania - czyli zrealizuje rzeczywiście to, co było założone w planie badania.

Czego rzeczywiście potrzebuje firma zamawiająca ośrodek oceny lub rozwoju?

    Aby badanie przyniosło rzeczywistą korzyść warto na etapie przygotowań uzgodnić następujące kwestie:
  • Czy w ogóle trzeba stosować trudną, pracochłonną, drogą i wyczerpującą metodę? - jeśli można przeprowadzić działania selekcyjne w badaniu indywidualnym (nie zależy nam na obserwowaniu zachowań uczestników w grupie) - może zaniechać organizacji badania?
  • Ustalenie możliwie wąskiej i rozłącznej liczby badanych kompetencji - często klienci upychają do matrycy bardzo wiele kompetencji, bo a nuż kiedyś się skorzysta z wyników, albo będą traktowane jako dodatkowe; takie działania mogą spowodować, że zginie główny cel badania (3-5 kluczowych kompetencji, które stanowią kryterium wyboru najlepszych pracowników);
  • Wstępny dobór kandydatów do oceny - jeśli wiemy, że badanie jest trudną próbą dla uczestników to warto zebrać wstępna grupę składającą się wyłącznie z osób, u których badane kompetencje występują na poziomie przynajmniej średnim; jednocześnie trzeba też stworzyć minimum 6-8 osobowe zespoły do zadań - więc jasno wynika, że organizowanie ośrodka oceny dla mniej niż 8 osób jest niewskazane;
  • Podanie wiarygodnego (nawet jeśli trudny!) CELU badania, bez ujawniania zestawu kluczowych kompetencji (choć jeśli w firmie działa system zarządzania kompetencjami, jawne są wymagania kompetencyjne dla stanowisk i działa system ocen okresowych, to w takich warunkach znajomość kompetencji może wpływać na zachowania pracowników);
  • Udzielenie rzetelnych informacji o przebiegu procesu, powodach wybrania do badania, czasie trwania, omówieniu wyników i skutków, jakie może nieść za sobą badanie (najtrudniejsza sytuacja ma miejsce wtedy, gdy szykowane są zwolnienia i wiadomo, że część osób, które wypadną najsłabiej może nie utrzymać stanowiska pracy w zespole);

Jakość, jakość, jakość - czyli co powinien robić rzetelny dostawca usług AC/DC

    Badanie metodą ośrodka oceny/rozwoju jest dość ekskluzywnym narzędziem zarządzania zasobami ludzki, nie stosuje się go zbyt często, a ze względu na daleko idące konsekwencje uzyskanych wyników powinno być działaniem szczególnie dokładnie przygotowanym. Dbanie o jakość jest najlepszym gwarantem tego, że firma dostarczająca AC zostanie wybrana do ponownego zlecenia powtórnie.
  • Dobre przygotowanie planu badania - a zwłaszcza poznanie potrzeb klienta i powodów przeprowadzenia badania (np. selekcja, awans, kwalifikacja na staż, przebudowa składu zespołu, itp.) - z celem badania łączą się kluczowe kompetencje, jakie mają być zbadane (tu po stronie firmy leży przekonanie zleceniodawcy, że lepiej wybrać mniej - ale za to ważnych dla celu badania);
  • Merytoryczne przygotowanie zadań indywidualnych i grupowych - jeśli nawet posługujemy się sprawdzonym zestawem ulubionych zadań, to łedem jest brak ich adaptacji do kultury organizacji; warto też stale wzbogacać repertuar zadań, jakimi się dysponuje, by badać najczęściej występujące kompetencje; zadania powinny być zaakceptowane przez osobę odpowiedzialną po stronie zamawiającego - to uchroni nas przed sytuacją zaskoczenia/odmowy wykonania zadania (co oczywiście może być już samo w sobie diagnostycznym zachowaniem!) lub oskarżeń o niewłaściwy pomiar badanych kompetencji;
  • Dobrze dobrany wąski zespół 2-3 osób odpowiedzialnych za merytoryczną stronę ośrodka oceny oraz szersza, zgrana - ale różnorodna grupa asesorów - czyli sędziów dokonujących oceny; dobrą i coraz częściej stosowaną praktyką jest włączanie asesorów ze strony firmy zamawiającej badanie, choć trzeba uważać, by nie była wśród nich osoba bezpośrednio zaangażowana w działania, których dotyczy cel badania;
  • Dobrze przygotowana odprawa/szkolenie przed uruchomieniem ośrodka oceny - powinna odbyć się sesja kalibrująca skalę ocen, powinny zostać szczegółowo omówione wszystkie zadania, wraz ze zwróceniem uwagi na wszelkie trudne sytuacje, jakie mogą wystąpić w każdym z zadań;
  • Wzór raportu jest dobrym sprawdzianem jakości usług - zawsze zamawiając ośrodek oceny trzeba pamiętać, że nawet najciekawsze zadania niewiele dadzą, jeśli obserwacje nie będą dobrze ocenione i opisane; warto prosić o wzór raportu, pamiętając tez o tym, że to z raportem zostaje firma zamawiająca badanie i że występuje on jako jeden z ważnych produktów końcowych całego ośrodka oceny.
  • Kończmy badanie z klasą - raport, sesje informacji zwrotnych, oraz ostateczna lista z rekomendacjami powiązanymi z głównym celem badania - to czego oczekuje przed przyjęciem faktury za usługę zamawiający - warto o te punkty realizacji projektu zadbać, bo to na podstawie informacji zawartych w raportach i podsumowaniach podejmowane są decyzje kadrowe dużej wadze dla organizacji i samych uczestników sesji.

Badamy się!

    Po przygotowaniach wiemy już co mamy zbadać, mamy też zwykle ogólne informacje o sytuacji uczestników, ale to dopiero sam przebieg sesji, miejsce, zachowania, proces grupowy mówi nam wiele o samej organizacji. Nie mamy wtedy jednak czasu, by poddać te obserwacje bardziej wnikliwej analizie, mamy działać - czyli sprawnie przeprowadzać uczestników przez kolejne zadania i zbierać podczas nich maksymalnie dużo wartościowych obserwacji.
  • Jeśli zadania toczą się dla kilku grup jednocześnie - to ważne, by warunki były dla wszystkich maksymalnie podobne;
  • Sama sesja AC powinna przebiegać płynnie, zgodnie z harmonogramem, nie przedłużać się; sesje omówień powinny dawać możliwość precyzyjnej oceny, z naciskiem na jakość uzgodnień i możliwością zapisywania uwag i przykładów zachowań - co bardzo podnosi potem jakość przygotowanych raportów końcowych;
  • Przerwy, miejsce oczekiwania na kolejne zadanie i pomoc asystentów w przechodzeniu od zadania do zadania - aby zmniejszyć i tak duży stres, oraz ograniczyć wymianę informacji na temat zadań warto zadbać o to, by oprócz asesorów odpowiadających za to co dzieje się w poszczególnych zapewnić uczestnikom dobrą koordynację w przechodzeniu przez kolejne zadania, bo nawet najlepsze kartki z harmonogramem i czytelne oznaczenie sal w chwilach dużego napięci mogą nie wystarczyć, możliwość obserwowania uczestników przygotowujących się do kolejnych zadań
  • Plan awaryjny - ośrodek oceny jest wydarzeniem w życiu zespołu, działu bardzo poważnym i mocno stresującym uczestników (także organizatorów - nawet, gdy mają duże doświadczenie); trzeba to brać pod uwagę i ważne, by osoba zarządzająca całym badaniem miała opracowany plan awaryjny w sytuacji eskalacji problemów w grupie wykonującej zadania; niezależnie od wagi celu badania, dobro osób poddanych badaniu zawsze powinno stać na pierwszym miejscu, a w sytuacji poważnych trudności powinno się wyłączyć z badania osoby, które sytuacja przerosła pod względem panowania nad emocjami, stresem (co oczywiście jest też ważną obserwacją dla celu badania);
  • Czas trwania powinien mieścić się w rozsądnych granicach, trzeba pamiętać, że uczestnicy są przyzwyczajeni do stałych godzin pracy, mają swoje sprawy prywatne, a samo badanie jest sytuacją wyjątkowo stresującą; lepiej zatem dla zespołu i uczestników rozłożyć w przypadku wielu zadań czas trwania ośrodka oceny na dwa dni niż pracować ponad 8 godzin jednego dnia; trzeba pamiętać też, że zakończenie zadań dla uczestników oznacza dopiero część prac asesorów i całego zespołu przygotowującego badanie, bo dopiero wtedy można zacząć omawianie zadań, które wymagają uwspólnienia ocen i nie wymagających oceny jakichkolwiek wytworów materialnych - to bardzo mocny argument za dzieleniem sesji i skracaniem czasu trwania ośrodka do ok. 6 godzin intensywnej pracy z uczestnikami;
  • Rejestracja materiału przy pomocy kamer jest kwestią kontrowersyjną (lęk przed upubliczneniem nagrań, większa sztywność i kontrola przed obiektywem - ale z drugiej strony nie ma lepszej możliwości porównania zachowań w sytuacjach testowych jak odtworzenie materiału przy uzgadnianiu ocen; niezależnie od podejścia - zawsze uczestnicy powinni być poinformowani o tym, czy i które z zadań są rejestrowane;
  • Wystandaryzowanie ocen i uzgodnienia dotyczące formatu pisanego raportu kończą prace po badaniu, asesorzy mają kilka dni na zebranie danych i przygotowanie raportów indywidualnych, osoba nadzorująca prace ośrodka oceny koordynuje i sprawdza postępy działań asesorów oraz przygotowuje zbiorczy raport końcowy zawierający zestawienia zbiorcze wyników, w odniesieniu do zakładanego celu badania.

Podsumowanie i zakończenie prac ośrodka

    Sesje indywidualnych informacji zwrotnych oraz prezentacja raportu kończy proces prac i ośrodek oceny może zostać zamknięty. Zanim to się stanie ważne by każdy z uczestników został poinformowany o swych wynikach, badanych kompetencjach oraz dostał ogólne wskazówki rozwojowe (jeśli można je sformułować); trzeba szczególnie dbać o oddzielanie przy tym informacji i wniosków, jakie mamy z wyników badania od decyzji kadrowych, jakie podejmą sponsorzy ośrodka oceny po stronie firmy zamawiającej badanie; najczęściej firma prowadząca Assessment Center nie ma w chwili udzielania informacji zwrotnej takich wiadomości, a nawet mając - to po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za ich upublicznienie oraz wybór czasu, gdy dana osoba uzyska takie informacje;
  • Sesja informacji zwrotnych powinna być prowadzona przez wykwalifikowaną osobę mają przygotowanie dotyczące prowadzenia wywiadu psychologicznego i potrafiącą interpretować wyniki testów psychometrycznych, jeśli były one włączane w zadania ośrodka oceny; wszelkie prawa i zasady dotyczące etyki takiego spotkania, tajemnicy oraz zagrożeń związanych z przekazaniem wyników, które wypadły poniżej oczekiwań (czyli sytuacji podwyższonego ryzyka wystąpienia gwałtownych reakcji emocjonalnych w odpowiedzi na informacje o wynikach) obowiązują i przy tego rodzaj spotkaniach; często informacji zwrotnej udziela osoba, która była autorem raportu, a podczas sesji ośrodka oceny prowadziła wywiad ustrukturyzowany - co ułatwia obu stronom kontakt, niezależnie od wyników;
  • Spotkanie osoby odpowiadającej merytorycznie za rekomendacje będące wynikiem praca ośrodka oceny z przedstawicielem lub grupą osób zamawiających badanie powinno oprócz standardowej prezentacji wyników (w kontekście celu zlecenia) zawierać dodatkowo omówienie ograniczeń samej metody oraz stwierdzonych w czasie badania zakłóceń, które mogły mieć istotny wpływ na wyniki.